Koliko informacija u Vašoj firmi dnevno, proizvedu i razmjenjuju zaposleni interno ili eksterno, sa vanjskim okruženjem?
Koliko ovih informacija je evidentirano na papiru?
Mnogo! Upravljanje poslovnim informacijama i dokumentima predstavlja izazovan zadatak.
Koliko Vam vremena oduzima da pratite gdje je koji dokument, ko ga treba potvrditi i proslijediti?
Koliko vremena treba da pronađete u arhivu dokument koji je Vama potreban?
Koliko grešaka napravite dok prekucavate podatke i koliko Vas to košta?
Ukoliko je Vaš odgovor na ova pitanja “mnogo” – vrlo jednostavno rješenje Vaših problema je sistem za upravljanje dokumentima ImeDMS (Document Management System).
Poslovanje sa različitom dokumentacijom nameće važnost kanala kojim će se ti dokumenti kretati u organizaciji kao i način na koji će biti zaštićeni. Jedan dokument mogu koristiti svi koji su zaposleni u organizaciji ali u različite svrhe.
Traženje podataka i dokumentacije ne treba predstavljati problem. Ovaj proces je sastavni dio svakodnevnog poslovanja i treba ga maksimalo ubrzati, inače je vrijeme provedeno u traženju podataka i dokumentacije izgubljeno.
- Šta je ImelDMS?
ImelDMS je jednostavno i pristupačno softversko rješenje za upravljanje dokumentima, koje pomaže organizacijama u planiranju, organizovanju, upravljanju i praćenju dokumenata i informacija. Ovaj sistem je integralni dio ImelBIS ERP -a, ali može se koristiti i kao samostalna aplikacija. Kompatibilan je i sa drugim aplikacijama, naročito je ukomponovan sa ImelHR.
Sistem za upravljanje dokumentima ImelDMS omogućava izradu, obradu, pretragu, arhiviranje i zaštitu elektronskih i papirnih dokumenata. Ovo softversko rješenje pomaže organizaciji da pojednostavi svoj postupak upravljanja dokumentima.
- Zašto koristiti ImelDMS?
Savremeni sistem za upravljanje dokumentima koji je povezan sa poslovnim procesima u preduzeću, povećava organizovanost i efikasnost kompanije i njenih zaposlenih.
Uvođenjem u organizaciju sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS zauvijek se staje na put mukotrpnim pretragama registratora, polica i naslaganih fascikli po stolovima.
Sva dokumentacija koja se odnosi na zaposlenike smještena je na jednom mjestu u DMS (rješenje, uvjerenja, lični dokumenti i sl.)
Jednostavnost ImelDMS sistema se ogleda i u finansijskom dijelu ImelBIS kod kreiranja, protokolisanja i štampe izvoda otvorenih stavki, pregleda svih ulaznih računa u PDF formi i sl.
Zahvaljujući ImelDMS-u kompletan životni ciklus nekog dokumenta može se održati elektronski. Životni ciklus dokumenta koji polazi od trenutka kada on nastane u računaru, odloži u DMS gdje se preko slanja i dijeljenja sa kolegama, kupcima ili klijentima, obrađuje i završava u trenutku kada se pohrani u digitalni arhiv.
ImelDMS je digitalni arhiv gdje možemo trajno pohraniti sve naše važne dokumente, sigurno i povjerljivo.
Dizajniran i kreiran tako da se jednostavno može proširiti sa dodatnim funkcionalnostima kada se za tim ukaže potreba da li zahtjevana od strane korisnika ili nametnuta zakonskim putem.
- Kome je namijenjen ImelDMS?
Sistem je namijenjen kako za realni i javni sektor tako i za organe javne uprave i sudove kako bi razina upravljanja dokumentima i izvorima informacija, koja je “prijeko potrebna”, bila adekvatna, efikasna i sigurna. Primjenjuje se u:
– Malim, srednjim i velikim preduzećima.
– Preduzećima koja imaju problema sa arhiviranjem i distribucijom dokumentacije.
– Preduzećima koja imaju problema sa gubitkom i oštećenjem dokumenata. Posljednje statistike pokazuju da se godišnje broj dokumenata duplira, a da svaki zaposlenik gubi najmanje 2 sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument zagubi.
DMS sistem je potreban svim preduzećima nezavisno od njihove veličine i nezavisno od prirode posla.
- Koje mogućnosti pruža ImelDMS?
Osnovna svrha sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS jeste da se efikasnim radom dovede do minimalnih troškova obrade podataka i da se u svakom momentu obezbjede potrebne tražene informacije i adekvatno izvrši posao.
Ovaj princip rada štedi vrijeme, smanjuje bespotrebno umnožavanje i smanjuje rizik gubljenja originalnog dokumenta. Kompanije koje koriste ImelDMS ostvaruju i kvantitativne i kvalitativne uštede.
ImelDMS obezbjeđuje:
Integritet – tačnost, kompletnost i čuvanje sadržaja i informacija.
Dostupnost – sadržaj obrađenih dokumenata je dostupan u svakom trenutku.
Povjerljivost – pristup dokumentima je omogućen samo ovlaštenim osobama.
Kvantitativno iskazane uštede:
- ImelDMS omogućava:
– Efektivnu organizaciju i klasifikaciju dokumenata
– Formiranje elektronskog protokola
– Automatizovanu distribuciju i razmjenu dokumenata
– Brzo pronalaženje dokumenata – centralizovanu arhivu
– Elektronsko organizovanje papirne arhive po zakonskoj regulativi
– Efikasno praćenje verzija i revizija dokumenata
– Prava pristupa dokumentaciji – bezbjednost
– Menadžment radnih tokova i poslovnih procesa
– Automatizovano protokolisanje dokumenata
– Objavljivanje podataka na uvid zaposlenima putem elektronskih oglasnih tabli
– Usklađenost sa standardima (ISO).
- Koji su benefiti za poslovanje ukoliko koristite ImelDMS?
Implementacijom sistema za upravljanje dokumentima kompanije mogu očekivati benefite:
• jednostavnije kreiranje dokumenata unutar organizacije
• vrijeme za pretragu dokumenata značajno se smanjuje i štedi
• brža distribucija dokumenata
• bolja saradnja između timova i službi
• bolje upravljanje elektronskim i fizičkim prostorom
• nema bespotrebnih kopija dokumenta
• manja mogućnost grešaka te povećana efikasnosti i produktivnost
• veća sigurnost dokumenata
• originalna verzija se uvijek nalazi na pravom mjestu i dostupna u pravo vrijeme
• arhiviranje je usklađeno sa zakonskom regulativom
• potpuno kompatibilnim sa zahtjevima sistema kvaliteta prema standardima serije ISO 9000 i 27000.
• viši nivo upotrebe znanja organizacije.
ImelDMS sistem doprinosi efikasnosti i produktivnosti i pri tome štedi vrijeme, prostor i novac!